A l’heure de la transformation digitale, les entreprises veulent changer de manière de travailler et se tournent vers des plateformes collaboratives. Fini l’époque où la communication était hiérarchisée. Aujourd’hui, place au management 3.0 et aux échanges fluides. Désormais, on trouve sur le marché une multitude de solutions communautaires : Réseau Social d’Entreprise, Digital Workplace, Intranet, ChatOps.. Le choix est vaste. Les outils collaboratifs se sont encore plus démocratisés avec l’arrivée du télétravail dans le quotidien des français. Nous allons décrypter, pour vous, deux solutions de communication interne, le Réseau Social d’Entreprise (RSE) et l’Intranet, afin de vous aider à déterminer laquelle est la plus adaptée à vos besoins.
L’entreprise face au choix de solutions collaboratives
Le besoin de collaboration en 2020
Hyper-connectivité, ultra-mobilité et agilité sont les mots-clés des organisations. Poussés par l’entrée des milléniaux sur le marché du travail, les entreprises doivent réinventer leur environnement et leur mode de travail.
Dans le contexte actuel, la collaboration numérique est un véritable tremplin pour faciliter la transformation digitale des organisations. Le télétravail est ainsi devenu incontournable afin d’assurer la continuité de l’activité.
Le télétravail est donc de plus en plus présent dans les entreprises. Les collaborateurs comme les managers en font un outil d’organisation du travail à part entière. Il comporte de nombreux avantages aussi bien pour le salarié que l’entreprise. Le home office, permet plus de flexibilité dans les horaires de travail notamment en supprimant les temps de transport. Cela permet de gagner un temps précieux alloué au sommeil, à l’activité sportive ou de détente et participe amplement à la bonne santé du salarié et à la réduction du stress. Il a été aussi prouvé que les télétravailleurs sont plus productifs, mais travaillent aussi plus longtemps.
Les écueils de la collaboration à éviter en entreprise
Cependant, le changement et le bouleversement des codes provoquent parfois quelques réticences. Des freins, qui peuvent nuire à la réussite d’un projet de transformation digitale.
Plusieurs causes sont créatrices d’écueils :
- La non-adhésion des salariés à l’outil : une mauvaise gestion du projet en amont peut créer des salariés non informés et peu impliqués dans la mise en place d’une solution collaborative.
- Un manque d’implication des managers : elle se traduit par une peur de perte de contrôle de leurs équipes. En effet, ils s’interrogent sur l’effet de groupe et la communication semblable à celle des réseaux sociaux. Interprétant ainsi l’outil collaboratif comme un réseau social personnel.
- Une mauvaise prise en compte des disparités des compétences digitales : tout le monde n’a pas la même relation et la même habitude des outils numériques. Certains collaborateurs vont être très à l’aise avec le digital et seront réceptifs au changement alors que d’autres, les irréductibles, traînent les pieds. Et il faudra accompagner ces salariés pour réduire la fracture numérique au sein de l’entreprise.
C’est aux organisations d’adapter leurs collaborateurs aux nouvelles technologies, à la mobilité, à la rapidité de l’information, à l’évolution de l’entreprise afin de travailler mieux et plus efficacement. C’est pourquoi, il est important de bien choisir la solution collaborative qui s’adapte le mieux à son organisation. Pour cela Jamespot vous propose un livre blanc pour “Choisir la solution collaborative qui vous convient” .
Quelle solution collaborative est faite pour vous ?
Qu’est-ce qu’un réseau social d’entreprise ?
Le réseau social d’entreprise, ou encore RSE, est un espace digitalisé qui permet aux individus d’une même organisation plusieurs actions :
- d’échanger,
- de collaborer
- et ainsi d’exercer leur activité professionnelle plus efficacement.
Son objectif global est de faciliter les échanges au sein de l’entreprise. Dans l’idée, c’est un « Facebook ou un LinkedIn interne » à une organisation, mais avec bien plus de fonctionnalités. On y retrouve des profils, des groupes, un chat et un fil d’actualité où on peut publier les actualités internes, et bien d’autres choses. Tous ces outils sont disponibles afin de maximiser l’engagement des collaborateurs, le partage des connaissances et la productivité de l’organisation.
Découvrez la solution Jamespot !
Comme nous venons de le voir, le réseau social d’entreprise est un outil collaboratif polyvalent et fonctionnel. Mais quels sont concrètement ses avantages ?
Un RSE sert, entre autres, notamment à :
- Un regroupement des différents outils paramétrables
Un RSE a plusieurs usages, c’est un véritable couteau suisse de tous les usages professionnels. Ce qui en fait sa plus grande force. Vous pouvez communiquer aussi bien via des posts, via le flux d’actualité ou en one-to-one avec une messagerie. Des centaines d’applications pour tous les cœurs de métiers : communication, gestion de projet, support client… tout le monde s’y retrouve.
Un RSE est agile, il offre la possibilité de paramétrer les fonctionnalités utiles pour chaque collaborateur.
- Une meilleure diffusion et circulation de l’information
Un réseau social d’entreprise est notamment plébiscité pour une meilleure communication. Les connaissances et le savoir-faire de chacun peuvent ainsi circuler plus simplement.
Par exemple, les informations pratiques relatives à un service ou à l’entreprise circulent plus aisément et sont facilement accessibles. Une gestion documentaire optimale en quelques sortes !
- Un échange de bonnes pratiques
Il est aussi un très bon moyen pour faciliter l’entraide et le partage entre collègues : partage d’expérience, retour sur une formation suivie, questions-réponses sur différents sujets, etc. Il offre le champ à un panel de nouvelles connaissances.
L’intranet pour l’entreprise
Qu’est-ce que l’intranet d’entreprise ?
L’intranet bien connu de tous, il est le miroir d’une organisation. Auparavant utilisé dans les grandes entreprises, aujourd’hui, son utilisation se démocratise avec l’arrivée des petites et moyennes entreprises qui commencent à s’équiper. Mais à quoi sert-il vraiment ?
Un intranet est un réseau informatique déployé au sein d’une entreprise ou d’une toute autre entité. Il permet aux collaborateurs d’échanger des informations dans un environnement sécurisé. Les ressources de l’intranet ne sont consultables qu’à partir d’un point accès réseau, sauf pour les intranets hébergés dans le cloud comme Jamespot dont les ressources sont consultables n’importe où. On peut dire que l’intranet est une sorte de point central sur lequel tous les collaborateurs peuvent se connecter et consulter de l’information.
C’est donc une solution pour accéder à l’intégralité du système informatique d’une entreprise au format universel du Web.
Les avantages de l’intranet pour l’entreprise ?
L’intranet offre des avantages certains pour une organisation. Il repose sur un modèle industriel qui a fait ses preuves.
De nombreuses fonctionnalités participent à rendre cet outil polyvalent et avantageux :
- Communication institutionnelle : les informations sont communiquées à tous les collaborateurs, à un moment donné, via le même outil.
- Il permet un contrôle total des informations que l’on souhaite (ou non) partager
- Un outil personnalisable à souhait (organigramme, calendrier, flash info, etc.)
- Une mise à disposition intuitive de fiches pratiques, de supports de formation ou tout autre document pouvant être utile à un collaborateur.
La pluridisciplinarité de cet outil, le rend indispensable dans toute organisation pour maintenir une communication interne corporate et accessible à tous.
Doit-on absolument choisir entre un Intranet et un RSE ? Alain Garnier, le CEO de Jamespot affirme que ces deux solutions peuvent et doivent coexister. En effet, tout dépend des besoins et des perspectives de votre organisation. L’outil Jamespot peut à la fois proposer un intranet et un RSE séparément. Mais il est aussi possible de coupler les deux sur une seule et même plateforme.
Il est important de savoir que ces outils ont besoin d’un peu de maturité digitale pour être efficaces. Voilà pourquoi il ne faut pas céder à la mode et tenir compte du niveau de maturité de digitalisation de votre entreprise pour choisir la bonne option. Sachez qu’on peut partir sur un RSE puis intégrer un Intranet, en fonction de l’évolution de l’organisation. A vous de voir !
Webmarketeuse et rédactrice web passionnée !